5 soluciones clave para que una pyme emita facturas de manera profesional y acorte los plazos de cobro
La rapidez con la que una pequeña empresa cobra y el cuidado con el que factura son dos elementos que condicionan de forma directa su estabilidad financiera. Aun así, son muchos los negocios que continúan elaborando facturas en hojas de cálculo, enviándolas por correo sin ningún control posterior y confiando en que el cliente abone el importe dentro del plazo pactado sin recibir ningún aviso. La consecuencia habitual es fácil de anticipar: cobros que se demoran, presión sobre la liquidez y horas invertidas en reclamar pagos que deberían ingresarse sin intervención manual.
Con la llegada inminente de la obligación de facturar electrónicamente, resulta un momento oportuno para replantear y actualizar todo el circuito de facturación. Las cinco soluciones que se presentan a continuación no se limitan a asegurar el cumplimiento normativo, sino que cambian por completo la manera en que una pyme emite facturas y gestiona sus cobros.
1. Sage: solución de contabilidad y facturación electrónica
Sage constituye el punto de partida sobre el que cualquier pyme puede organizar su facturación. Sus productos se ajustan a la normativa en vigor, entre ella los requisitos del sistema Verifactu y los que impone la Ley Crea y Crece, y hacen posible emitir facturas en los formatos estructurados que reconoce la Agencia Tributaria, así como recibir las de los proveedores y contabilizarlas de manera automática.
Todo el circuito de facturación gana en fluidez: las facturas se generan en cuestión de minutos, se remiten desde la propia plataforma, su estado puede seguirse en tiempo real y los cobros quedan conciliados sin intervención manual. Aquellas empresas que aún dependen de procedimientos manuales notan una mejora inmediata, tanto en eficiencia como en cumplimiento normativo, al pasar a Sage.
Por qué es importante: contar con una plataforma de facturación ajustada a la ley y conectada con la contabilidad es el cimiento sobre el que se sostiene todo lo demás. Sin esa base, las restantes herramientas pierden buena parte de su utilidad.
2. Expensify: solución para el control de gastos
Vigilar los gastos tiene tanta relevancia para la salud financiera de un negocio como vigilar los ingresos. Expensify hace posible registrar los gastos en el momento en que se producen, a partir de fotografías de tiques y facturas, con extracción automática de los datos y circuitos de aprobación ya integrados. Una vez aprobados, esos gastos pasan directamente al software de contabilidad, de forma que el panorama financiero queda siempre actualizado.
En pymes donde empleados o colaboradores incurren en gastos por cuenta de la empresa, Expensify sustituye la acumulación de tiques en papel y la hoja de cálculo mensual de gastos por un proceso continuo que funciona de forma automática.
Por qué es importante: disponer de un control de gastos digital e integrado con la contabilidad cierra el círculo financiero y suprime una de las causas más habituales de errores y demoras administrativas.
3. Pipedrive: solución CRM para la gestión comercial
Una facturación bien organizada empieza antes de que la factura exista. Cuando la actividad comercial y la facturación funcionan de forma independiente, los datos del cliente y los conceptos a facturar deben introducirse por duplicado, lo que abre la puerta a errores y retrasos. Pipedrive es un CRM flexible que se conecta con el software de facturación y convierte de forma automática los presupuestos aceptados en facturas.
A esto se añade que la visión sobre el pipeline comercial permite proyectar los ingresos de los siguientes periodos y planificar la tesorería con mayor exactitud, uniendo de forma directa la actividad comercial con las previsiones financieras.
Por qué es importante: al integrar la actividad comercial con la facturación se evita introducir los datos dos veces, se agiliza la emisión de facturas y mejora la visión sobre los ingresos venideros.
4. Validated ID: solución de firma electrónica
Comenzar a facturar sin disponer de un acuerdo firmado deja a la empresa expuesta a discrepancias sobre el alcance del trabajo o las condiciones de pago. Validated ID es una plataforma española de firma electrónica que permite remitir contratos, presupuestos o acuerdos de prestación de servicios, obtener la firma en pocos minutos desde cualquier dispositivo y conservar el documento con garantías de seguridad.
Cuando existe un contrato firmado antes de iniciar cada proyecto, la factura emitida con posterioridad resulta clara, el cliente carece de argumentos para cuestionar las condiciones y el cobro llega con menos obstáculos y en menos tiempo.
Por qué es importante: disponer de un acuerdo firmado antes de arrancar cada proyecto es la mejor defensa frente a las disputas de facturación y frente a los retrasos de pago que suelen derivarse de ellas.
5. GoCardless: solución de automatización de cobros
Cuando una empresa trabaja con clientes recurrentes o presta servicios periódicos, el adeudo domiciliado se convierte en la vía más eficaz para acabar con los retrasos en el cobro. GoCardless permite cargar el importe de las facturas mediante domiciliación bancaria, de manera que el cobro se ejecuta en la cuenta del cliente en la fecha convenida sin que ninguna de las dos partes tenga que actuar de forma manual.
Cada cobro se concilia automáticamente con la factura correspondiente dentro del software de contabilidad y el estado de la factura se actualiza en tiempo real. La tesorería gana en previsibilidad y el tiempo destinado a reclamar pagos prácticamente desaparece.
Por qué es importante: la domiciliación bancaria hace que cobrar a tiempo sea el comportamiento por defecto, elimina los retrasos causados por descuidos y aporta mucha más previsibilidad a la tesorería.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuándo tendrán que emitir factura electrónica las pequeñas empresas? La obligación se irá implantando por fases. En un primer momento se aplicará a las empresas con mayor volumen de facturación, y más adelante alcanzará al resto de empresas y autónomos. En cualquier caso, todas las empresas, sea cual sea su tamaño, deberán estar en condiciones de recibir facturas electrónicas desde el primer momento. La forma más fiable de conocer los plazos exactos aplicables a cada situación es consultar la normativa vigente con un asesor o a través de la web de la Agencia Tributaria.
¿En qué se diferencian Verifactu y la factura electrónica? Se trata de dos obligaciones distintas aunque relacionadas entre sí. Verifactu hace referencia al sistema de emisión de facturas verificables que surge de la Ley Antifraude y que condiciona el software de facturación empleado. La factura electrónica, por su parte, nace de la Ley Crea y Crece y consiste en la obligación de emitir y recibir facturas en formatos estructurados e interoperables. Ambas exigencias deben cumplirse a la vez, y los programas de facturación actualizados, como Sage, ya contemplan los dos requisitos.
¿Basta con enviar la factura como PDF adjunto a un correo electrónico? No es suficiente. Un PDF remitido por correo no cumple los requisitos de una factura electrónica válida según la normativa vigente. Una factura electrónica debe presentarse en un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita que los sistemas de ambas partes la procesen de forma automática. El software de facturación homologado genera estos formatos de manera automática.
¿Qué efecto tiene la factura electrónica sobre los tiempos de cobro? El efecto es indirecto, pero positivo. Al estar estructurada, la factura electrónica facilita que los sistemas contables de los clientes la procesen de forma automática, lo que puede acortar los plazos de validación y de pago. Además, poder seguir en cada momento el estado de la factura (recibida, aceptada, pagada) permite hacer un seguimiento más ajustado y actuar antes cuando una factura se acerca a su vencimiento sin haberse cobrado todavía.
¿Es necesario sustituir el software de facturación que ya utilizo para cumplir la normativa? Depende de si el proveedor ha adaptado su producto a los requisitos de Verifactu y de la Ley Crea y Crece. Resulta imprescindible comprobar que el software en uso está homologado. Si no lo está, conviene aprovechar el momento para valorar una alternativa que garantice el cumplimiento normativo, tanto presente como futuro, como es el caso de Sage.
